Заявки, Задачи и Мероприятия

Сервисная система «АРИНА»

    Эта часть системы "АРИНА" основана на идее, что все передачи какой-то информации, разрешений, выполнения поручений и частей бизнес-процессов на предприятии должны протекать согласно определенному регламенту и последовательности действий, а так же, что у каждой такой "просьбы" что-то сделать, разрешить или выполнить, есть инициатор и ответственный. Подсистема состоит из документов:
  • Заявка/Поручение

  • Задача исполнителю

  • Мероприятие (Дело)

    Заявка предназначена для отражения в системе факта, что кто-то кого-то о чем-то попросил или поручил кому-то выполнить определенную задачу. Заявка может формироваться на основании любого объекта и это позволяет затем (с помощью модифицированной "Структуры подчиненности") увидеть, что с этим объектом происходило и почему. Заявка может быть "Простой" (в виде просто текста с описанием задания) или в виде "Чек-лист", представляя собой список отдельных заданий со своими ответственными.
В Заявке может быть назначен список утверждающих лиц для подписи (чтобы исполнитель мог соблюсти регламент и полномочия ответственных лиц), в рамках документа можно вести переписку, отправляя сообщения "В заявку" (что-то типа маленького форума по конкретному документу), можно указать список аудиторов (пользователей, которые непосредственно не принимают участия в работе, но должны ее "даржать на контроле"), можно пркрепить к документу ссылки на какие-то объекты базы, чтобы их было легче найти, можно прикрепить к документы внешние файлы и т.д. и т.п.
    Заявка может содержать в себе (может быть разбита) на несколько Задач. Каждая задача, это самостоятельный документ со своим сроком выполнения, ответственным, набором утверждающих подписей и т.д. Каждая Задача, в сою очередь, могут быть еще разбиты на задачи и т.д. Задача используется для разделения крупной работы на более мелкие части и делегирования их различным исполнителям.

    Третьим документом подсистемы вяляется "Мероприятие". Этот документ предназначен для отражения в базе результатов совещаний, собраний, тестирования разработок и т.д. - т.е. именно каких-то мероприятияй происходящих в рамках какой-то Заявки или Задачи. Обычно, Мероприятие формируется из Зявки/Поручения и список подчиненных мероприятий отображается в стандартной форме Заявки и в структуре подчиненности, но это не обязательно и Мероприятие может быть создано на основе любого объекта системы. Вы можете провести совещание по поводу коммерческих условий для групы контрагентов и оформить протокол с помощью "Мероприятия", прикрепив его к осуждаемым контрагентам. В дальнейшем, этот документ будет отражаться в структуре подчиненности каждого из этих контрагентов и его будет легко найти и просмотреть.
    Все это может быть привязано к элементам иерархического справочника "Проектов предприятия" для удобства группировки и текущей работы. Кроме того, в проекте можно указать обязательных аудиторов Заявок по проекту и все Заявки, создаваемые в его рамках будут автоматически отражаться у этих пользователей в консоли Заявок/Задач в разделе "Аудит".
Для удобства пользования подсистемой, у пользователей отражается "Консоль заявок" с гибко настраиваемым набором того, что конкретный пользователь должен видеть.
Документы подсистемы "По умолчанию" подключены к системе "Статусов". Использование подсистемы вместе со "Статусами", "Дополнительными формами объектов" и "Правилами" позволяет достаточно четко "развести" текущую работу пользователей, связанную с тем, что люди выполняют (а главное - что они отвечают за) работу определенного участка бизнес-процесса. В состав подсистемы включены механизмы "Оповещений", "Избранного" и т.д.

    Используя основные механизмы "Сервисной системы "АРИНА", Вы сможете реализовать для пользователей среду, когда система не позволит им нарушить или как-то обойти установленный регламент, а Вы, однажды выстроив схему кто что кому поручает и кто за что отвечает - получите простой способ контроля того, что происходит в Вашей организации.

    

Скачать Войти